Gratification

Gratification

Control of Gratuities

PT Garuda Maintenance Facilities Aero Asia (“GMF”) has obligation to apply GCG as mandated in the Regulation of State Minister of BUMN Number Per-01/MBU/2011 concerning the application of GCG to BUMN. The company realizes that the application of GCG has become the need in performing any business activities of the Company in order to keep a continuous business growth, to increase the Company’s values and as an effort for the Company to be able to survive in business competition.

On April 3rd 2014, the Company had issued supporting documents in the application of GCG, such as Code of Conduct, which, among others, contains of any matters relating to the acceptance of gratuities, based on Article 12B in the Law Number 20 of 2001 concerning Amendment on the Law Number 31 of 1999 concerning the Eradication of Corruption Criminal Acts, stating that gratuitiesare included as the provisionof bribes and the Regulation of State Minister of BUMN Number Per-01/MBU/2011 concerning the application of GCG to BUMN,whereas, according to the principles of GCG, the Company needs to perform the regulation of gratuitiesin order to be able to support the implementation of GCG and to increase the compliance of the company’s implementer toward the provisions of ethical standard applied, as well as to prevent any actions of violation in the Company.

The company, in more detailed, regulates on the acceptance of gratuities based on decree Number: DT/KEP-5001/2014 concerning the Control of Gratuities in the Environment of PT Garuda Maintenance Facility AeroAsiadecided as the guidelines for every GMF Personnel.

Gratuities are the provision in wide meaning, including money, goods, commission, discount, loan without interest, travel ticket, accommodation facility, tour travel, free medicines, and other facilities. Said gratuities is accepted, either in the country or out of the country, and done by using electronic facility or without electronic facility. For every acceptance of gratuities, it is obliged to be reported to Compliance Officer.

Compliance Officeris personnel or officer appointed by the company regarding its responsibility upon the compliance program of the Company, as well as making sure that all GMF Personnel comply with the regulations and provisions, either the regulation of laws, the Company’s regulations, provisions, and other policies applied, and the attitudes of organization according to Code of Conduct.The main task of Compliance Officeris to cooperate with related work unit for planning the internal and external communication program in order to grow the consciousness and understanding upon the company’s gratuities policy to all GMF Personnel and for all stakeholders.

Control of Gratuities is determined in order to implement the Code of Conductand aimed to give a clear guidance for all GMF Personnel in term of gratuities acceptance and its reporting. Therefore, it will avoid any conflicts of interest which can harm individual, Company, and society.

The basic principles in the control of gratuities are:

  1. GMF Personnel and their family members are prohibited from receiving gratuities from other parties.
  2. Every receipt of gratuities by GMF’s personnel shall be obliged to be reportedto the Compliance Officer, namely personnel or officer appointed by the Company regarding its responsibility upon the compliance program of the Company, as well as making sure that all GMF Personnel comply with the regulations and provisions, either the regulation of laws, the Company’s regulations, provisions, and other policies applied, and the attitudes of organization according to Code of Conduct.

Any provisions categorized as gratuities and can cause Conflict of Interestwhich must be reported are:

  1. Parcel/ gift provided by supplier oremployee of more than Rp. 500,000 (five hundred thousand Rupiah);
  2. Gift or donation provided by supplier at the time of the wedding party of more than Rp. 1,000,000 (one million Rupiah);
  3. Travel ticket provided to employees and/or their family by supplier forpersonal use free of charge;
  4. Special discount provided for GMF’s personnel and/or their families for the purchase of goods from supplier of  more than Rp. 500,000 (five hundred thousand Rupiah);
  5. Birthday or religious holiday gift or other personal event gift provided by supplier of more than Rp. 500,000(five hundred thousand Rupiah);
  6. Gift/souvenir provided to GMF personnel at the time of work visit of more than Rp. 500,000(five hundred thousand Rupiah);

Gratuities that are notrequired tobe reportedare:

  1. Received from direct gift/lot, discount, voucher, point reward, or souvenir applicable in general and not associated with the official services;
  2. Received for academic or non-academic achievement(championship/contest/competition) at own expense and not associated with the official services;
  3. Received as profit/interest from fund placement, investment, orpersonal shareholding applicable in general and not related to theofficial services;
  4. Received from compensation for the profession outside the official services that are notrelated to thepower and responsibility in accordance with the function and accountability, not violating any conflict of interest and Code of Conduct andwith thewritten consent of theimmediate supervisor and carried out outside official working hour;
  5. Received from blood family relationship in two degrees of the direct lineageor in one degree of the lateral lineage to the extent that not having a conflict of interest with the gratification recipient;
  6. Received for academic or non-academic achievement(championship/contest/competition) at own expense and not associated with the official services;
  7. Received from family relationship by marriage in two degrees of the direct lineageor in one degree of the lateral lineage to the extent that nothaving a conflict of interestwiththe gratification recipient;
  8. Received from parties who have family relationship as referred to letter “e” and”g” in association with the gift of marriage, child circumcision, birthday, religious events/custom/tradition and not from parties who have conflict of interest with the gratification recipient;
  9. Received from other parties related to the calamity or disaster, and not of parties who have conflicts of interest with the gratification recipient;
  10. Received from official services event such asmeeting, seminar, workshop, conference, training, or other similar activities that are generally acceptedin the form of seminar kits, certificates and plaques/souvenirs; and
  11. Received from official services even in the form ofdish/serving/banquet such as food and beverages that are commonly applied.

Procedures of gratuities reporting:

  1. Every employee receiving the gratuities shall be obliged to report its receipt no later than 5 (five) business days to the Compliance Officeras per the receipt of such gratuities.
  2. The report shall be delivered in writing by filling the form decided by the Company and by attaching any documents related to the gratuities.
  3. For the employee having domicile in Cengkareng and its surroundings, gratuities shall be submitted and reported to the Compliance Officerby using the form decided by the Company.
  4. For employee in the representative office outside Jakarta and its surroundings, the recipient shall report gratuities to the Compliance Officerand proof of gratuities shall be submitted to the chairman of each representative office, and its procedure of management will be coordinated with the related unit.

Download Form of Gratification Report »

Gratifikasi

Pengendalian Gratifikasi

PT Garuda Maintenance Facilities Aero Asia (“GMF”) memiliki kewajiban untuk menerapkan GCG sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang penerapan GCG pada BUMN. Perusahaan menyadari bahwa penerapan GCG telah menjadi kebutuhan dalam menjalankan kegiatan bisnis Perusahaan dalam rangka menjaga pertumbuhan usaha secara berkelanjutan, meningkatkan nilai Perusahaan dan sebagai upaya agar Perusahaan mampu bertahan dalam persaingan bisnis.

Pada tanggal 3 April 2014 Perusahaan telah menerbitkan dokumen pendukung dalam penerapan GCG seperti Pedoman Perilaku (Code of Conduct) yang diantaranya memuat hal-hal yang terkait dengan penerimaan gratifikasi,berdasarkanPasal 12B Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi, yang menyatakan bahwa gratifikasi termasuk sebagai pemberian suap dan Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor Per-01/MBU/2011 tentang penerapan GCG pada BUMN, bahwa sesuai dengan prinsip GCG, Perusahaan perlu untuk melaksanakan pengaturan gratifikasi agar dapat mendukung terselenggaranya GCG dan meningkatkan kepatuhan penyelenggara perusahaan terhadap ketentuan standar etika yang berlaku serta mencegah tindakan pelanggaran di Perusahaan.

Perusahaan serta secara lebih detil mengatur mengenai penerimaan gratifikasi berdasarkan keputusan Nomor: DT/KEP-5001/2014 tentang Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan PT Garuda Maintenance Facility AeroAsia yang ditetapkan sebagai pedoman bagi setiap Insan GMF.

Gratifikasi adalah pemberian dalam arti luas yang meliputi uang, barang, komisi, rabat (discount), pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma dan fasilitas lainnya. Gratifikasi tersebut baik yang diterima di dalam negeri maupun diluar negeri yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik. Untuk setiap penerimaan gratifikasi wajib dilaporkan kepada Compliance Officer.

Compliance Officer adalah personil atau pejabat yang ditunjuk oleh perusahaan yang bertanggung jawab atas program kepatuhan Perusahaan dan memastikan bahwa seluruh Insan GMF mematuhi peraturan dan ketentuan baik peraturan perundang-undangan, peraturan Perusahaan, ketentuan dan kebijakan lain yang berlaku serta perilaku organisasi sesuai dengan pedoman perilaku (Code of Conduct). Tugas pokok Compliance Officer adalah bekerjasama dengan unit kerja terkait untuk merancang program komunikasi internal dan eksternal untuk menumbuhkan kesadaran dan pemahaman mengenai kebijakan gratifikasi perusahaan kepada seluruh Insan GMF dan kepada semua pemangku kepentingan (Stakeholder).

Pengendalian Gratifikasi ditetapkan dalam rangka mengimplementasikan Pedoman Perilaku (Code of Conduct) dan bertujuan untuk memberikan panduan yang jelas bagi seluruh Insan GMF dalam hal penerimaan gratifikasi dan pelaporannya sehingga terhindar dari benturan kepentingan (Conflict of Interest) yang dapat merugikan diri sendiri, Perusahaan dan masyarakat.

Prinsip dasar pengendalian gratifikasi yaitu:

  1. Insan GMF dan anggota keluarganya dilarang menerima gratifikasi dari pihak lain.
  2. Setiap penerimaan gratifikasi oleh Insan GMF wajib dilaporkan pada Compliance Officer, yaitu personil atau pejabatyang ditunjuk oleh Perusahaan yang bertanggung jawab atas program kepatuhan Perusahaan dan memastikan bahwa seluruh Insan GMF mematuhi peraturan dan ketentuan baik peraturan perundang undangan, peraturan Perusahaan, ketentuan dan kebijakan lain yang berlaku serta perilaku organisasi sesuai dengan Pedoman Perilaku(Code of Conduct).

Pemberian yang dikategorikan gratifikasi dan dapat menimbulkan Conflict of Interest yang harus dilaporkan adalah:

  1. Pemberian parcell hadiah dari rekanan atau bawahan yang senilai lebih dari Rp 500,000 (lima ratus ribu rupiah);
  2. Hadiah atau sumbangan pada saat acara perkawinan dari rekanan senilai lebih dari Rp. 1,000,000 (satu juta rupiah);
  3. Pemberian tiket perjalanan kepada karyawan dan/atau keluarga dari rekanan untuk keperluan pribadi secara cuma-Cuma;
  4. Pemberian potongan harga khusus bagi Insan GMF dan/atau keluarganya untuk pembelian barang dari rekanan senilai lebih dari Rp 500,000 (lima ratus ribu rupiah);
  5. Pemberian hadiah ulang tahun atau pada hari raya keagamaan atau acara-acara pribadi lainnya dari rekanan senilai lebih dari Rp 500,000 (lima ratus ribu rupiah);
  6. Pemberian hadiah/ souvenir kepada Insan GMF pada saat kunjungan kerja yang senilai lebih dari Rp 500,000 (lima ratus ribu rupiah);

Gratifikasi yang tidak wajib dilaporkan adalah:

  1. Diperoleh dari hadiah langsung/undian, diskon, voucher, point reward, atau souvenir yang berlaku secara umum dan tidak terkait dengan kedinasan;
  2. Diperoleh karena prestasi akademis atau non akademis (kejuaraan/ perlombaan/kompetisi) dengan biaya sendiri dan tidak terkait dengan kedinasan;
  3. Diperoleh dari keuntungan/bunga dari penempatan dana, investasi, atau kepemilikan saham pribadi yang berlaku secara umum dan tidak terkait dengan kedinasan;
  4. Diperoleh dari kompensasi atas profesi diluar  kedinasan yang tidak terkait dengan wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi dan akuntabilitas, tidak melanggar konflik kepentingan dan Pedoman Perilaku  (Code of Conduct) dan dengan ijin tertulis dari atasan langsung dan dilakukan diluar jam kerja resmi yang bersangkutan;
  5. Diperoleh dari hubungan keluarga sedarah dalam garis keturunan lurus dua derajat atau dalam garis  keturunan ke samping satu derajat sepanjang tidak mempunyai konflik kepentingan dengan penerima gratifikasi;
  6. Diperoleh karena prestasi akademis atau non akademis (kejuaraan/perlombaan/kompetisi) dengan biaya sendiri dan tidak terkait dengan kedinasan;
  7. Diperoleh dari hubungan keluarga semenda dalam garis keturunan lurus satu derajat atau  dalam garis keturunan ke samping satu derajat sepanjang tidak mempunyai konflik  kepentingan dengan penerima gratifikasi;
  8. Diperoleh dari pihak yang mempunyai hubungan keluarga sebagaimana pada huruf “e” dan “g” terkait dengan hadiah perkawinan, khitanan anak, ulang tahun, kegiatan keagamaan/adat/tradisi dan bukan dari pihak-pihak yang mempunyai konflik kepentlngan dengan penerima gratifikasi;
  9. Diperoleh dari pihak lain terkait dengan musibah atau bencana, dan bukan dari pihak-pihak yang mempunyai konflik kepentingan dengan penerima gratifikasi;
  10. Diperoleh dari kegiatan resmi kedinasan seperti rapat, seminar, workshop, konferensi, pelatihan, atau kegiatan lain sejenis yang berlaku secara umum berupa seminar kits, sertifikat  dan plakat/cinderamata ; dan
  11. Diperoleh dari acara resmi kedinasan dalam bentuk hidangan/sajian/jamuan berupa makanan dan minuman yang berlaku umum.

Tata cara pelaporan gratifikasi:

  1. Setiap karyawan yang menerima gratifikasi wajib melaporkan penerimaannya selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja kepada Compliance Officer terhitung sejak diterimanya gratifikasi tersebut.
  2. Laporan disampaikan secara tertulis dengan mengisi formulir yang ditetapkan Perusahaan dengan melampirkan dokumen yang berkaitan dengan gratifikasi.
  3. Bagi pegawai yang berada di Cengkareng dan sekitarnya, gratifikasi diserahkan dan dilaporkan kepada Compliance Officer dengan menggunakan formuliryang ditetapkan Perusahaan.
  4. Bagi pegawai kantor perwakilanyang berada di luar wilayah Jakarta dan sekitarnya, penerima melaporkan gratifikasi kepada Compliance Officer dan barang bukti gratifikasi diserahkan kepada pimpinan masing-masing kantor perwakilan, dan tata cata pengelolaannya akan dikoordinasikan dengan unit terkait.

Download Form of Gratification Report »