Whistleblowing System

 

Whistle Blowing System (WBS) Policy of PT GMF AeroAsia

Whistleblowing System can be accessed through : www.gmf-whistleblower.com

Objectives

This Whistle Blowing System (WBS) Policy established with the aim:

  1. as a tool and guideline of receiving reports in various alleged violations against the Company laws and regulations, conflict of interest, fraud, corruption, bribery and theft that may occur throughout the Company;
  2. to provide a common understanding of the function, role and processes of Violation Reporting System and ensure continuity in preserving a culture of Good Corporate Governance (GCG);
  3. to provide a mechanism for early warning system detection over a possible violations that may occur;
  4. to reduce the risk the Company encounters as a result of the violation in the facet of finance, operation, legal, occupational safety, and reputation;

Role and Responsibility

In this policy, the roles and responsibilities are described from the Board of Commissioners, Board of Directors and organizational functions within the Company related to the management of the WBS:

  1. WBS OwnershipRoles and responsibilities of the Board of Commissioners and Board of Directors are as accountability of the WBS management. This illustrates the WBS Ownership is on the Board of Commissioners and Board of Directors as a tool for monitoring the Company and it is a commitment of the Board of Commissioners and Board of Directors in achieving a Good Corporate Governance in the Company.
  2. WBS Operational ManagementCorporate Secretary function is a responsibility of the WBS management, which is responsible for the smooth operation and improvement of the WBS. Activities undertaken to support it is a socialization of the WBS to stakeholders and periodic evaluation for effectiveness level of the WBS.
  3. InvestigatorAs a follow up of the violation report, an investigation is undertaken. The Company determines whether the investigative process can be conducted internally or externally. The need for internal or external investigator will be decided by the Board of Commissioners and/or Board of Directors with a specific consideration. Internal Investigators are chaired by the Internal Audit Function with members from the Corporate Legal Function and Security Management Function.For external investigators, the Company has cooperated with PT Affia Andal Jasa Bismatamma (RSM AAJ Associates) as a service provider of independent investigation.
  4. Violation Report RecipientTo keep the trust of stakeholders in the Company and to keep the independence, the Company has worked together with PT Affia Andal Jasa Bismatamma (RSM AAJ Associates) as a service provider for violation reports management received other than investigation services. Submission of violation reporting against the WBS can be given via email address at: gmf.wbs@rsm.aajassociates.com or gmf.wbs@rsmaaj.com

General Conditions

  1. WBS management should be able to encourage the participation of stakeholders in the Company to be more courageous to act preventing the occurrence of violations by reporting to the parties in charge of handling reports.
  2. WBS should be able to reduce the “silence” culture toward “honesty and openness” a culture.
  3. WBS is Open system in nature with the awareness that this system can be utilized by all stakeholders in the Company.

Other Conditions

  1. Any sanction may be given to the complainant if the submitted reports are proven slander and tend to have other motives deviating from the purposes and objectives of the WBS Policy. Such sanction refers to the applicable provisions in the Company.
  2. Complainant Protection
    1. The Company is committed protecting the violation complainant in a good faith.
    2. Each Complainant of the violation in the Company will secure protection of the Company against adverse treatment includes, but not limited to:
      1. Unusual dismissal;
      2. Decrease in position or rank;
      3. Harrassment or discrimination in all forms;
      4. Adverse records of Personal File Data;
    3. The Company prohibits any form of discrimination, harassment and/or retaliation against the Complainants or the Whistleblowers, assist in the investigation or proceed conduct anything related to the WBS.
  3. Submission of Violation Reports
    1. All stakeholders in the company may report violation that may occur in the company, such as: Customer, Vendor/Supplier, Business Partner, Employees/ Officers, Board of Commissioners, Board of Directors and shareholders.
    2. Acts that may be be reported as a violation include the following concern, but not limited to:
      1. Corruption;
      2. Fraudulence;
      3. Dishonesty;
      4. Unlawful acts consisting og, but not limited to, theft, act of violence to the Employees or Management, extortion, drugs use, abuse and other criminal acts;
      5. Violation against the applicable provision of legislation consisting of, but not limited to the provisions of the Employment, Taxation, Environment and other provisions of legislation;
      6. Violation of the Company Policy Guideline;
      7. Violation of norms of decency and morality in general, among others, and without limitation to GMF Code of Core Values (GMF Code of Conduct);
      8. Acts that endanger flight safety, security and occupational health or jeopardize the security of the Company;
      9. Acts that may cause financial loss or non-financial loss to the Company or  have detrimental effect to the Company’s benefit;
      10. Violation of standard operating procedures of the Company.
  4. Violation Report Follow-up
    1. In case of the violation report is proven, then the mechanism for the determination and imposition of penalties must be in accordance with the applicable Company Regulations, among other, but not limited to the Collective Employment Agreement between the Company and the Union of Employees.
    2. Investigations are carried out with the aim to search for and gather evidences required to ensure the violation.
    3. In the event that no sufficient evidences are found, the investigation process will be stopped and the violation report is not proceeded.
    4. In case of one or more members of the Internal Investigator Function become reported person, the reported person status in the related functions shall be temporarily suspended.
    5. Report evaluation with data and facts collected from the Complainant shall treated without revealing the identity of the Complainant.
  5. In the event that anything is required in the future, this policy can be reviewed and revised in accordance with the condition of the Company.

 

Kebijakan Whistle Blowing System (WBS) PT GMF AeroAsia

Whistleblowing System dapat diakses melalui : www.gmf-whistleblower.com

Tujuan

Tujuan dibuatnya Kebijakan Whistle Blowing System (WBS) ini adalah:

  1. Sebagai wadah dan panduan untuk penerimaan pelaporan dari berbagai dugaan melanggar hukum & peraturan perusahaan, benturan kepentingan, kecurangan, korupsi, suap serta pencurian yang terjadi di lingkungan kerja Perusahaan;
  2. Memberi pemahaman yang sama tentang fungsi, peran dan proses-proses Sistem Pelaporan Pelanggaran serta menjamin kesinambungan dalam menimbulkan budaya Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance);
  3. Menyediakan mekanisme deteksi dini (early warning system) atas kemungkinan terjadinya suatu pelanggaran;
  4. Mengurangi risiko yang dihadapi Perusahaan, akibat dari pelanggaran baik dari segi keuangan, operasi, hukum, keselamatan kerja, dan reputasi.

Peran dan Tanggung Jawab

Dalam Kebijakan ini dijelaskan peran dan tanggung jawab mulai dari Dewan Komisaris, Direksi serta fungsi-fungsi organisasi dalam Perusahaan yang terkait dengan pengelolaan WBS:

  1. Kepemilikan WBSPeran dan tanggung jawab Dewan Komisaris dan Direksi adalah sebagai accountabilitydari pengelolaan WBS. Hal ini menggambarkan Kepemilikan WBS adalah pada Dewan Komisaris dan Direksi sebagai salah satu alat untuk melakukan pengawasan Perusahaan dan ini merupakan bentuk komitmen dari Dewan Komisaris dan Direksi dalam mewujudkan Good Corporate Governance di Perusahaan.
  2. Pengelolaan operasional WBSFungsi Corporate Secretaryadalah sebagai responsibility dari pengelolaan WBS,  dimana bertanggung jawab terhadap kelancaran dan peningkatan operasional WBS. Aktivitas yang dilakukan untuk mendukungnya adalah sosialsisasi WBS ke stakeholderdan evaluasi secara periodik untuk tingkatan efektifitas WBS.
  3. InvestigatorSebagai salah satu tindaklanjut laporan pelanggaran adalah dilakukannya investigasi. Perusahaan menentukan proses investigasi dapat dilakukan secara internal atau eksternal Perusahaan. Kebutuhanakan internal atau eksternal investigator ditentukan oleh Dewan Komisaris dan/atau Direksi dengan pertimbangan tertentu.Investigator internal diketuai oleh Fungsi Internal Audit dengan beranggotakan Fungsi Corporate Legaldan Fungsi Security Management.Untuk Investigator eksternal, Perusahaan telah bekerjasama dengan PT Affia Andal Jasa Bismatamma (RSM AAJ Associates) sebagai penyedia jasa investigasi independen.
  4. Penerima Laporan PelanggaranUntuk menjaga kepercayaan dari para stakeholder Perusahaan dan menjaga independensi, maka Perusahaan telah bekerjasama dengan PT Affia Andal Jasa Bismatamma (RSM AAJ Associates) sebagai penyedia jasa pengelola penerimaan pelaporan pelanggaran selain jasa investigasi.Penerimaan pelaporan pelanggaran melalui WBS dapat dilakukan melalui alamat email: gmf.wbs@rsm.aajassociates.com atau gmf.wbs@rsmaaj.com

Ketentuan Umum

  1. Pengelolaan WBS harus dapat mendorong partisipasi stakeholderperusahaan untuk lebih berani bertindak untuk mencegah terjadinya pelanggaran dengan melaporkannya ke pihak yang dapat menanganinya.
  2. WBS harus dapat mengurangi budaya “diam” menuju ke arah budaya “kejujuran dan keterbukaan”.
  3. WBS adalah Opensystem dengan pengertian bahwa sistem ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh para stakeholder Perusahaan.

Ketentuan Lainnya

  1. Sanksi dapat diberikan kepada pelapor apabila terbukti bahwa laporan yang disampaikan ternyata fitnah dan terbukti bahwa laporan yang disampaikan mempunyai tujuan lain yang menyimpang dari maksud dan tujuan Kebijakan WBS. Sanksi dimaksud mengacu pada ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
  2. Perlindungan Pelapor
    1. Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik
    2. Setiap Pelapor pelanggaran akan mendapatkan perlindungan dari Perusahaan terhadap perlakuan yang merugikanseperti:
      1. Pemecatan yang tidak wajar;
      2. Penurunan jabatan atau pangkat;
      3. Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya;
      4. Catatan yang merugikan File Data Pribadi (Personal File Record);
    3. Perusahaan melarang segala bentuk diskriminasi, pelecehan dan/atau pembalasan dendam terhadap para Pelapor atau yang memberikan informasi, membantu dalam penyelidikan atau melanjutkan atau melakukan apapun yang terkait dengan WBS
  3. Penerimaan Laporan Pelanggaran
    1. Seluruh pemangku kepentingan perusahaan dapat melaporkan pelanggaran yang terjadi di perusahaan, antara lain: Customer (Pelanggan), Vendor/Supplier, MitraBisnis, Karyawan/Pegawai, Dewan Komisaris, Direksi dan Pemegang saham.
    2. Perbuatan yang dapat dilaporkan sebagai pelanggaran adalah hal-hal berikut namun tidak terbatas pada:
      1. Korupsi;
      2. Kecurangan;
      3. Ketidakjujuran;
      4. Perbuatan melanggar hukum yang terdiri dari, namun tidak terbatas kepada, pencurian, tindakan kekerasan terhadap Pegawai atau Pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan dan perbuatan kriminal lainnya;
      5. Pelanggaran ketentuan Perundang-undangan yang terdiri dari, namun tidak terbatas kepada ketentuan Ketenagakerjaan, Perpajakan, Lingkungan Hidup dan ketentuan Perundang-undangan yang lain;
      6. Pelanggaran Pedoman Kebijakan Perusahaan;
      7. Pelanggaran norma kesopanan dan kesusilaan pada umumnya antara lain dan tidak terbatas pada Pedoman nilai-nilai inti GMF (GMF Code of Conduct).
      8. Perbuatan yang membahayakan keselamatan penerbangan, keamanan dan kesehatan kerja atau membahayakan keamanan Perusahaan;
      9. Perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian finansial atau non-finansial terhadap Perusahaan atau merugikan kepentingan Perusahaan;
      10. Pelanggaran prosedur operasi standar (standard operating procedure) Perusahaan.
  4. Tindaklanjut Laporan Pelanggaran
    1. Jika laporan pelanggaran terbukti, maka mekanisme penetapan dan penjatuhan hukuman sesuai dengan Peraturan Perusahaan yang berlaku antara lain dan tidak terbatas pada Perjanjian Kerja Bersama antara Perusahaan dan Serikat Karyawan.
    2. Investigasi dilakukan dengan tujuan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti yang diperlukan gunamemastikanterjadinyapelanggaran.
    3. Jika tidak ditemukan bukti-bukti yang mencukupi, maka proses investigasi dihentikan dan laporan pelanggaran tidak dilanjutkan.
    4. Apabila salah satu atau lebih anggota Fungsi Investigator Internal menjadi terlapor, maka status terlapor dalam fungsi yang terkait diberhentikan sementara.
    5. Evaluasi laporan beserta data dan fakta yang didapat dari Pelapor dilakukan tanpa mengungkapkan identitas Pelapor.
  5. Jika dikemudian hari diperlukan, kebijakan ini dapat ditinjau kembali dan direvisi sesuai dengan kondisi Perusahaan.